Welke gegevens zet je op een factuur?
Een factuur is in de regel vorm-vrij. Wel moeten er een aantal gegevens op de factuur staan. Je vindt hieronder een overzicht met alle verplichtingen:
- Jouw juridische naam; Dit mag ook een handelsnaam zijn, als deze in combinatie met bijvoorbeeld het adres te vinden is in het KVK handelsregister.
- De juridische naam van de afnemer; Zie ook 1
- Jouw adresgegevens; Minimaal het vestigingsadres.
- De adresgegevens van de afnemer; Zie ook 3
- Jouw btw-nummer en KvK-nummer; Als je BTW verlegd naar de afnemer, dan dient het btw-nummer van de afnemer ook vermeldt te worden. Als je BTW verlegd naar de afnemer, dan dient er: “BTW verlegd” op de factuur te staan.
- De datum dat je de factuur verstuurt;
- De datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd, of datum van vooruitbetaling;
- Een omschrijving van de aard van de goederen of diensten;
- Een hoeveelheid of omvang van de geleverde goederen of diensten;
- Een uniek en opvolgende nummering;
- Het netto totaal bedrag, exclusief btw;
- Het totale btw bedrag en -tarief;
- De vermelding van het type: factuur of creditfactuur
- Tot slot: De vorm waarin je de factuur verstuurt, moet dermate zijn dat de ontvanger de factuur niet meer kan wijzigen.
Waarom een uniek volgnummer?
Je dient je facturen te voorzien van een volgnummer ook wel de zogenoemde factuurnummer. Deze dient in een normale reeks opvolgend te zijn. Je eerste factuur krijgt factuurnummer 1 de volgende 2, enzovoorts. De reden hiervoor is om de volledigheid van de administratie te kunnen controleren. Als er een factuurnummer ontbreekt, dan ben je niet volledig.
Wel kan je voorvoegsel voor je factuurnummer zetten. Dit geeft je inzicht in bijvoorbeeld het aantal verzonden facturen in een jaar. Stel je factuurnummer heeft de volgende opbouw: jaartal / voorloopnullen / volgnummer. Dit ziet er dan zo uit: 20160001. De volgende factuur krijgt nummer 20160002. Je behoudt toch een uniek volgnummer, maar hebt zelf inzichtelijk welke facturen je in een bepaald jaar hebt uitgereikt.
Bewaarplicht en -termijn
Facturen die je stuurt of ontvangt, bewaar je in de regel zoals je ze hebt ontvangen. Een digitale factuur bewaar je dus digitaal en een bonnetje of hardcopy factuur bewaar je in een map. Het is toegestaan om bonnetjes en facturen in te scannen en digitaal te bewaren. Zorg er dan voor dat je het hele bonnetje scant en dat de echtheidskenmerken, zoals een logo of factuurnummer goed leesbaar blijven.
Een factuur bewaar je tenminste 7 jaar. De termijn van 7 jaar gaat pas in nadat het z’n actuele waarde verliest.
Voorbeeld:
Je hebt een inkoopfactuur ontvangen voor ingekochte goederen. Deze goederen slaat u op in het magazijn. Zolang deze goederen nog in het magazijn staan, is de bewaartermijn van 7 jaar nog niet ingegaan. Pas nadat de goederen zijn uitgeleverd, of de verkoopfactuur is opgemaakt, gaat de bewaartermijn van de inkoopfactuur in.
Voorbeeld
