Als zelfstandige of klein bedrijf is het soms lastig om na het afronden van een klus ook snel het geld binnen te krijgen. Hieronder tips om jouw factuur zo snel mogelijk betaald te krijgen.
1. Gebruik betaallinks om sneller de factuur betaald krijgen
Tegenwoordig moet alles sneller en sneller. Als jouw klant dus veel tijd moet vrijmaken om jouw betaling te kunnen doen. Internetbankieren opstarten, jouw factuur opzoeken, IBAN overnemen, juiste betaalomschrijving overnemen, dan wordt dit klusje al snel uitgesteld. Zorg er voor dat het voor jouw klanten zo makkelijk mogelijk wordt gemaakt. Laat ze betalen via een online kassa, QR-code of een betaallink.
Tegenwoordig biedt bijna elke bank het wel aan, een betaallink. Dit is een handig link die je per e-mail of Whatsapp kunt versturen en vaak nog gratis is. De klant alleen hoeft te klikken op de link en de betaling via zijn bankapplicatie te accorderen. Bij sommige banken is het zelfs mogelijk om een bijlage toe te voegen. Zorg er voor dat de betaling naar jouw juiste bankrekening wordt gestuurd en vul de omschrijving met de juiste factuurnummer.
Biedt jouw bank geen betaallinks? Neem dan een kijkje bij bijvoorbeeld Mollie (usePlink), deze bieden een soortgelijke dienst aan tegen een kleine vergoeding (€ 0,35 incl BTW).
2. Snel factureren na einde opdracht
Ben je klaar met een opdracht? Stuur zo snel mogelijk de factuur. Als je namelijk bezig bent geweest met een opdracht, dan de is klant dat (onbewust) ook. Hoe korter de opdracht in het geheugen, zit hoe eerder hij bereid is om de factuur te betalen. Wacht je 2 weken met het versturen van een factuur, dan heeft de klant ook niet het idee dat je op geld zit te wachten. Hij zal dan de betaling langer op zich laten wachten.
3. Houdt je aan de betaaltermijn
Heb je een betaaltermijn afgesproken met jouw klant, maar de klant vergeet de betaling op tijd te doen? Zorg er dan voor dat je direct na het verstrijken van de betaaltermijn een vriendelijke herinnering stuurt.
Je hebt een factuur gestuurd op maandag en je hanteert een betaaltermijn van 14 dagen. De klant heeft binnen die 14 dagen nog niet betaald. Zorg er voor dat je op dinsdag ná de betaaltermijn direct een herinnering verstuurd.
Voorbeeld betaaltermijn
Zorg er ook bij een herinneringsmail dat alles compleet is, voeg de betreffende factuur toe, voeg een betaallink/QR-code toe. Zorg er voor dat de klant nog een mogelijkheid krijgt om de betaling binnen een korte tijd te voldoen. Bijvoorbeeld binnen 5 dagen.
Betaald de klant niet na de eerste herinnering, maak een 2e herinnering direct na het verstrijken van de betaaltermijn. Maak dit bericht iets serieuzer en geef aan dat de betaaltermijn al lang is verstreken en dat eventuele extra kosten voor rekening van de klant komt.
4. Duidelijke factuur opmaak
Zorg er voor dat je een duidelijke en overzichtelijke factuur stuurt. Als een klant moet gaan zoeken naar de geleverde diensten en de prijs, dan is de kans groot dat hij de factuur opzij legt en er later nog eens naar te kijken. De kans bestaat dan ook dat de factuur vervolgens weer vergeet.
Geef een korte omschrijving van de diensten, het aantal en het (sub)totaalbedrag weer. Zorg ervoor dat je duidelijk een factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum neerzet. Zet er ook bij met welke betaalomschrijving de betaling gedaan moet worden. Meer over de verplichtingen op een factuur vind je hier.
Maak daarnaast ook gebruik van UBL bestanden. Dit zijn bestandjes (XML) die je in veel boekhoudpakketten kunt inlezen en hiermee wordt de factuur direct geboekt voor de klant. Hij zal deze factuur in zijn openstaande inkoopfacturen zien staan met de vervaldatum. Zodra de datum (bijna) vervalt zal hij van kleur veranderen en meer onder de aandacht komen.
5. Maak vooraf een vaste prijs en factureer op vaste momenten
Als je vooraf een prijs afspreekt met de klant, dan weet de klant waar hij aan toe is. Onbewust zal hij hier rekening mee houden met zijn uitgaven. De kans is hierdoor groter, dat hij tijdig zal betalen.
Een andere manier is om vaste momenten te kiezen voor de facturatie. Kies er bijvoorbeeld voor om bij particuliere klanten tussen de 20e en 26e van de maand te factureren. Dan krijgen de meeste mensen hun salaris gestort. Dit geldt uiteraard ook voor bedrijven, maar hierbij is het lastig om te bepalen wanneer iemand zijn geld binnen krijgt. Je kunt er wel voor kiezen om altijd direct ná afloop van de maand een factuur te sturen van de vorige maand.
